心得 | 7位頂尖秘書教你職場行政成功術
黑修斯閱讀<7位頂尖秘書教你職場行政成功術>這本書的讀後心得與筆記，本書中每個章節內容皆非常實用，貼近一般行政秘書的情境與案例，擅用書中的知識，讓自身的職場行政一帆風順。個人心法：把服務的對象當客戶。
其中本書提及秘書與行政人員的八大工作領域管理：
- 形象與情緒
- 人脈
- 檔案與辦公桌
- 會議
- 任務
- 工作回報
- 零碎時間
- 3C產品APP應用
一.形象與情緒管理
- 穿著合適的安全牌服飾，展現專業。
- 多聽多看，少說，沉住氣學習，以同理心關懷，將不好的話語使用四兩撥千金的技巧轉移，練就通情達理應對進退。
- 不在其位，要謀其政，廣結善緣，儲蓄人脈存摺，魚幫水、水幫魚，勇於任事，用心經營。
- 違法的事情要反應，尋求高層意見，個人資訊與祕密要保守(升遷懲處、加薪獎金、個人隱私)。
- 時時回顧人生存摺(工作、財務、人脈、學習、外語、公益、健康、休閒)，可以跟李嘉誠的文章"李嘉誠用行動 教會你 5年內能 買車買房！現在年輕不學，難道死前才想會？"呼應
二.人脈管理
- 名片管理：實體名片冊：自己一本、老闆一本。名片電子化管理雲端管理，聯絡不遺漏。
- 人脈耕耘六部：
- 1.多聯繫 ：關心對方問題與興趣，提供自己可以協助的
- 2.見面聊：見面聊更可以增進碰冰的關係
- 3.小禮物：用分享的方式，給予小禮物
- 4.共用餐：把握可以更餐的機會，增進對彼此了解與好感。
- 5.三節四升：三節(中秋、端午、年節)準備應景物品、點心，讓人暖心，四升(升遷、生病、生日、獲獎)準備適當的禮物，更貼心
- 6.出席紅白場合：依據交情包紅/白包，更讓人顯得貼心。
- 人脈及時雨：廣結善緣、截長補短，真誠善待，尊重每個人
- 廣泛閱讀，旁徵博引，海納百川：廣泛閱讀更可以適時引起話題。
- 拜訪對象前，先做功課，了解嗜好並投其所好
- 紀錄常用吃喝玩樂索引地圖，辦理活動好輕鬆
三.檔案與辦公桌管理
- 桌面整理乾淨，整齊有素，善用抽屜櫃，活頁夾，桌位整齊代表專業
- 當個知識秘書，而非資訊秘書，知識秘書會將檔案與資料整理歸檔好，並隨時知道檔案身在何處
- 建立自己的檔案電子流水號，方便檔案索引與工作成果展現
- 流水號範例：2019的檔案，第一件流水號使用 xxxx，如下：190001_行政工作筆記_陳建仲，或是 190002_xx大學演講邀約_總經理...
- 工作成果展現：凡走過必留下痕跡，年終時更能展現自己做了哪些事情，檔案在何處，要轉調工作時，也能迅速交接。
- 實體檔案的時效與保存，分為永久，十年，三年，一年
- 永久：法律文件、契約、憑證
- 十年：稅法、財務等
- 三年：會議計畫書、專案企劃書
- 一年：非以上三種，皆可丟棄
- 善用筆記資訊系統，可以使用EVERNOTE紀錄與收藏文件，讓檔案電子化，隨身帶著走。
四.會議管理
- 三種開會模式：簡報式、動腦式、訓練式
- 開會是用來解決問題的
| 會議模式 | 簡報式 | 動腦式 | 訓練式 |
| 案例 | 記者會、法說會 | 工作坊、提案大會 | 講座、研討會 |
| 人數安排 | 10人以上 | 10以下(最好) | 3人-100人，每組分3~10人 |
| 流程安排 | 講者能簡報完整 | 人人可提出構想 | 講者與參加者互動良好 |
- 開會流程繁雜，盡量使用檢查清單表，幫助會議安排不缺失
範例-會議檢查清單表
| 工作項目 | 事項 | 預算 | Check |
| 會場布置 |
[]看板
[]報到處，指示海報
[]桌牌、名牌、記者席...
[]文具
[]茶水、點心
[]花藝布置
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印刷費：
膳食費：
花藝費：
布置人工：
雜支：
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完成日期：
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| 資料袋 |
[]議程、出席名單
[]報告資料
[]公司或個人簡介資料
[]相關統計資料
[]文宣品、禮品
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印刷費：
禮品費：
雜支：
|
完成日期：
____________
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| 設備場訂檢查 |
[]電腦/投影機設備
[]白板/白板筆/板擦
[]海報架
[]麥克風
[]指揮棒/雷射筆
[]翻譯人員與設備
[]簡報筆
[]攝影錄影人員
[]測試設備
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翻譯費：
錄影費：
雜支：
|
完成日期：
____________
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- 會議準備三步驟：提前準備、萬全準備、分秒必爭
- 好的會議紀錄格式，能夠幫助會議更加流暢
- 會議記錄的訣竅：表格化、條列化、重點化
- 例如：
- 法律條文 -> 檢所使用
- 資料出處 -> 檢所使用
- 數據 -> 檢所使用
- 爭議內容 ->進一步討論
- 解決會議衝突三步驟：停、看、聽
- 停：停止同仁衝突繼續擴大
- 看：展現紀律，讓各位遵守會議時間與會議規則
- 聽：以同理心聽取各方意見，並用軟性說話藝術
- 將會議管理流程SOP化：前、中、後、檢討
- 前：會議前的檢查
- 中：會議中的紀錄
- 後：會議後的復原
- 檢討：會議後的缺失檢討，以利下一次進步
五.任務管理與工作回報管理
任務管理與工作回報管理，在<7位頂尖秘書教你職場行政成功術>這本書中分為兩個章節說明，個人認為合二為一。
- 將任務分為輕重緩急，擅用8/2法則，用80%的時間處理20%分內重要的事情，將可以委託授權他人處理的任務，盡量交辦出去。
- 工作回報：注意主管心情與事情，若是重要且非常緊急的事情不必要管主管的心情，直接呈報。
- 工作回報流程：分三個程序：1.規劃中 2.進行中 3.結案
- 1.規劃中：規劃中的任務可利用前一周，快速與主管討論執行面的東西，不需要等規劃完成後再一次回報，規劃中就可以與主管交換意見。
- 2.進行中：一個禮拜報告一次進度與困難點。
- 3.結案：重點結果條列而成
- 工作掌握分為口頭報告與紙本報告：每個主管習慣不同，有些主管喜歡口頭報告重點，有些主管喜歡閱讀紙本報告
- 掌握口頭報告要點：能夠將主管交付的事情用一分鐘報告重點
- 紙本報告要點：數據圖表化、重點條列化，讓結果與重點一目了然。
六.零碎時間管理與善用手機APP應用管理
- 零碎時間可用於處理不需要集中處理的雜事
- 手機APP活用Evernote記事軟體，可以將桌面、雲端、手機共同整合再一起，外出時資料能夠帶著走
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